Déplacer un plateau de bureaux entre vendredi soir et lundi matin

Partir du plan d'implantation des nouveaux locaux

Dans un petit cabinet comme sur un plateau en open space, l'erreur la plus courante consiste à déménager d'abord et à réfléchir à l'aménagement ensuite. Le résultat est connu : des bureaux posés au hasard, des prises inaccessibles, des collaborateurs qui passent la matinée du lundi à déplacer leur mobilier. Nous inversons cette logique.

Le transfert se prépare à partir du plan des futurs bureaux. Avec vous, nous attribuons à chaque poste, salle de réunion, espace de reprographie et local d'archives un code unique. Ce code figure sur le plan affiché dans les nouveaux locaux et sur toutes les étiquettes remises aux collaborateurs. C'est lui qui guide les déménageurs à l'arrivée, sans qu'ils aient besoin de connaître le nom de chacun.

Si les nouveaux bureaux sont réaménagés, nous identifions ce qui change : postes supprimés, mobilier remplacé par du neuf, cloisons déplacées. Le mobilier qui ne suit pas est séparé et évacué, le mobilier neuf est réceptionné et monté avant l'arrivée du reste, quand le calendrier du fournisseur le permet.

Préparer les postes de travail avec des bacs dédiés

Nous livrons plusieurs jours avant le transfert des bacs de déménagement empilables, munis de couvercles, que chaque collaborateur remplit avec le contenu de son bureau et de ses caissons. Ils protègent mieux qu'un carton, se ferment sans adhésif et s'empilent sur nos chariots. Une fois vidés à l'arrivée, ils sont repris.

Les objets personnels de valeur, les badges et les clés de caissons restent sous la responsabilité de chacun. Les caissons mobiles peuvent voyager pleins s'ils sont fermés à clé, ce qui simplifie beaucoup la préparation.

• Un bac ou plus par poste, étiqueté avec le code du futur emplacement
• Écran, clavier et souris regroupés dans un sac identifié
• Câbles enroulés et attachés à l'unité centrale
• Plantes vertes et objets fragiles signalés séparément

Le déroulé type d'un transfert sur un week-end

Le vendredi en fin de journée, nos équipes déconnectent les postes, chargent les bacs et démontent les bureaux, tables de réunion et armoires. Les sols et les murs des parties communes sont protégés pour éviter toute dégradation dont l'immeuble pourrait vous tenir responsable.

Le samedi est consacré au transport et à l'installation : mobilier remonté et positionné selon le plan, bacs posés sur chaque bureau, armoires de rangement remises en place. Le dimanche, votre prestataire informatique peut reconnecter et tester les postes dans des locaux déjà installés. Le lundi, chacun n'a plus qu'à vider son bac.

Pour un parc informatique important ou des serveurs, notre service de déménagement de matériel informatique prend le relais avec des emballages antistatiques.

Composer avec les règles des immeubles tertiaires

Les immeubles de bureaux imposent souvent des règles précises : réservation du monte-charge, horaires d'accès au quai de livraison, présence d'un agent de sécurité le week-end, protection obligatoire des ascenseurs. Nous recueillons ces contraintes auprès des gestionnaires des deux sites et organisons les rotations de camions en conséquence.

En centre-ville, le stationnement d'un porteur devant l'immeuble nécessite fréquemment une autorisation municipale. Notre guide sur l'autorisation de stationnement explique les démarches, que nous pouvons prendre en charge.

Après le transfert : réception et ajustements

Les jours suivants, les questions pratiques remontent souvent : un caisson qui ne ferme plus, une étagère à ajouter, une armoire à déplacer d'une salle à l'autre. Votre chef de projet reste joignable pour organiser ces petites interventions complémentaires, sans repasser par un nouveau devis complet lorsqu'elles restent modestes.

Le lundi matin, un membre de l'équipe peut rester sur place pour les ajustements : déplacer un bureau, remonter une étagère supplémentaire, récupérer les bacs vidés. Un état contradictoire de fin de chantier est signé avec votre référent, en notant d'éventuelles réserves. Pour comprendre comment le matériel transporté est couvert, consultez notre page garanties.