Déplacer des années de dossiers sans perdre l'ordre de classement

Inventorier avant de déplacer

La première question n'est pas logistique : que faut-il réellement emporter ? Le déménagement est une occasion de faire le point avec vos services sur les durées de conservation. Certains documents doivent être gardés longtemps, d'autres ont dépassé leur durée utile et peuvent être détruits de façon sécurisée avant le transfert, ce qui réduit le volume et le coût.

Nous établissons ensuite un inventaire par local : nombre de travées, d'étagères, de boîtes, mètres linéaires de dossiers suspendus ou d'armoires à plans. Cet inventaire sert de référence au départ comme à l'arrivée.

Une numérotation qui reproduit le rayonnage

Le principe est simple et rigoureux : chaque contenant reçoit un numéro composé de la travée, de l'étagère et de sa position sur l'étagère. Les boîtes sont retirées dans l'ordre, placées dans l'ordre sur des chariots ou des rolls, et rangées dans le même ordre sur les rayonnages du nouveau local. Aucun dossier n'a à être reclassé.

Pour les dossiers suspendus et les classeurs, nous utilisons des bacs adaptés qui préservent leur ordre et évitent que les documents ne glissent. Les armoires à plans sont vidées tiroir par tiroir dans des pochettes rigides numérotées.

• Étiquette travée / étagère / position sur chaque contenant
• Chariots et rolls chargés dans l'ordre de retrait
• Plan des rayonnages d'arrivée affiché dans le local
• Contrôle de l'ordre à la remise en place

Confidentialité et chaîne de manipulation

Les archives contiennent souvent des données personnelles et des informations sensibles. Les contenants sont fermés avant de quitter le local, le camion n'est jamais laissé ouvert sans surveillance et le trajet est direct entre les deux sites. Un bordereau signé au départ et à l'arrivée atteste du nombre de contenants remis.

Pour les fonds particulièrement sensibles, comme les dossiers du personnel ou les dossiers médicaux d'une structure de santé, des mesures supplémentaires peuvent être convenues : scellés numérotés, présence d'un représentant de l'entreprise pendant le transport, intervention hors des heures d'ouverture.

Démonter, transporter et remonter les rayonnages

Les rayonnages métalliques fixes peuvent être démontés et remontés dans le nouveau local s'ils sont réutilisés. Les rayonnages mobiles sur rails exigent un démontage plus technique et une vérification de la planéité du sol d'arrivée. Une salle d'archives pleine concentre une charge importante sur le plancher : il est prudent de vérifier que le nouveau local est conçu pour la recevoir.

Le transfert des archives est souvent intégré à un déménagement d'entreprise plus large. Lorsque des postes de travail sont déplacés en même temps, le transfert de bureaux et celui des archives suivent le même rétroplanning.

Une manutention pensée pour le poids du papier

Le papier est trompeur : une boîte d'archives pleine paraît modeste mais pèse lourd, et une salle entière représente un tonnage considérable. Porter ces boîtes une à une à bout de bras fatigue les équipes et multiplie les risques de chute. Nous travaillons donc avec des chariots à plateaux, des rolls grillagés et des diables à bacs, qui circulent du rayonnage au camion sans que les contenants soient manipulés plus que nécessaire.

Dans le camion, les rolls sont chargés dans l'ordre de leur numérotation et sanglés pour qu'aucune boîte ne glisse ni ne s'ouvre. À l'arrivée, ils sont déchargés dans le même ordre et conduits directement devant la travée de destination. Cette organisation réduit le temps de transfert et préserve la séquence de classement jusqu'au dernier dossier.

Les documents particulièrement fragiles, comme des registres anciens, des plans de grand format ou des tirages photographiques, sont signalés à part et emballés dans des pochettes ou des cartons rigides adaptés à leur format. Leur valeur peut être déclarée séparément, selon les principes décrits sur notre page garanties.